In vielen Berichten ist sie zu finden: die Geschäftsgrafik, die kumulierte Umsätze oder Ergebnisse mit drei aufstrebenden Linien für Ist, Plan, Vorjahr darstellt (Abb.1). Mit Microsoft Excel und anderen BI-Tools lässt sich dieses Business-Diagramm zwar schnell erstellen. Doch aus dieser Darstellung sind entscheidende Fakten nicht oder nur mangelhaft herauszulesen. Wie Sie dieselben Daten klar und verständlich visualisieren, zeigt Ihnen unser heutiges chart-me Anwendungsbeispiel.

Eine gute Visualisierung verdichtet wichtige Informationen, hilft, Fakten schnell zu verstehen und erleichtert damit Analysen oder Entscheidungen. Doch häufig werden in Berichten Geschäftsgrafiken verwendet, die diesem Anspruch kaum gerecht werden – sei es aus Gewohnheit oder weil das nötige Werkzeug fehlt. Denn mit Programmen wie MS Excel können gute Visualisierungen nicht oder nur mit erheblichem Aufwand erstellt werden.

Abb.1: Vorher – Diffuse Informationen: Klassische Visualisierung kumulierter Monatswerte mit MS Excel

Noch immer weit verbreitet: Wichtige Informationen bleiben unsichtbar

In unserem Beispiel (Abb.1) liegt der Jahresumsatz um 40 TEUR unter Plan. Die negative Abweichung resultiert aus den nicht erreichten Umsatzzielen im Februar, Juni und September sowie der Prognose für das 4. Quartal. Diese wichtigen Fakten sind in dieser oft verwendeten Geschäftsgrafik allerdings nicht unmittelbar ablesbar. Selbst zusätzliche Beschriftungen und Hervorhebungen würden daran kaum etwas ändern. Im Gegenteil: Das Chart würde noch undurchsichtiger und verwirrender.

Das grundlegende Problem liegt dabei in der ausschließlich kumulierten Darstellung der Monatswerte. Sie verleitet den Betrachter dazu, nicht vergleichbare Werte in Beziehung zu setzen. Die für Analysen besonders wichtigen Abweichungen in den einzelnen Monaten bleiben unsichtbar. Der Platz, den diese Grafik auf einer Berichtsseite einnimmt, könnte mit einer anderen Visualisierung deutlich sinnvoller verwendet werden.

Einheitliches Darstellungskonzept und Priorisierung bringen Klarheit

Bei Geschäftsberichten geht es häufig um Trends und Vergleiche, am häufigsten jedoch um Abweichungen. Abweichungen lassen sich in der Regel leicht bewerten, ihre Analyse führt meist direkt zu Erkenntnissen und ermöglicht so gezielte Steuerungsmaßnahmen. So auch in diesem Beispiel. Damit die Visualisierung von Abweichungen nicht zu komplex ausfällt und verständlich bleibt, sollte stets auf wenige Werte und Relationen fokussiert werden.

Abb.2: Nachher – Klar und aussagekräftig: chart-me Diagramm mit einzelnen Monatswerten und kumulierter Abweichung als Wasserfall

In unserem Fall wurde die Ist-Plan-Abweichung in den Vordergrund gestellt. Die neue Grafik (Abb.2), die den Prinzipien von HICHERT®SUCCESS folgt, besteht aus zwei Teilen und entzerrt damit Informationen, die in der vorherigen Darstellung diffus ineinander fließen. Dabei wird eine einheitliche Symbolik (Notation) verwendet:

• Ist – schwarzer Balken
• Plan – Balken mit Rahmenlinie
• Forecast – schraffiert
• Vorjahr – grauer Querstrich
• Abweichungen – rot/grün (Forecast: analog schraffiert)

Einheitliche Bildsprache fördert Entscheidungen und Kommunikation

Diese standardisierte Darstellung sollte auch in allen anderen Diagrammen Anwendung finden – das Excel-Add-in chart-me sorgt dafür ganz von alleine. So erlernen Nutzer Ihrer Berichte schnell eine einheitliche Bildsprache, die hilft, sich auf die Inhalte und Aussagen zu konzentrieren. Dies fördert nicht nur schnellere und bessere Entscheidungen, sondern auch gelungene Kommunikation in Ihrem Unternehmen insgesamt.

Mit Excel alleine kaum möglich

Im unteren Teildiagramm der chart-me-Grafik werden die Basiswerte der einzelnen Monate gezeigt. Die Säulen sind direkt miteinander vergleichbar. Saisonverlauf und etwaige Trends werden auf Anhieb erkannt. Die Planwerte (Budgetwerte) werden als zweite Säule gezeigt. Die Vorjahreswerte werden nur durch dezente graue Striche gezeigt, da sie aufgrund der inhaltlichen Priorisierung sekundär sind. Zudem wurde der Forecast-Bereich der Grafik eindeutig visuell abgetrennt. Da für Entscheider die Zukunft wichtiger ist als die Vergangenheit, erhöht die klare Darstellung der Prognosewerte die Aussagekraft des Business-Charts insgesamt. Dabei handelt es sich um eine Darstellungsoption die MS Excel nicht ohne weiteres bietet, die mit dem Add-in chart-me aber ganz einfach realisierbar ist.

Im oberen Teildiagramm sind die Abweichungen der einzelnen Monate zu erkennen. Sie sind miteinander verkettet und bilden eine Wasserfall-Grafik. Die Distanz zur Nulllinie (gemessen wird bei positiven Werten am oberen Ende, bei negativen am unteren Ende des Balkens) entspricht der jeweiligen kumulierten Abweichung. Die Skalierung der Abweichungsbalken im oberen Diagramm stimmt mit der bei den Basiswerten im unteren Teildiagramm überein. Der gleiche Maßstab stellt sicher, dass die Abweichungen auch visuell spontan richtig eingeschätzt werden.

Relevante Informationen – nachvollziehbar und überzeugend

Verglichen mit der ursprünglichen Grafik lassen sich bei der neuen Darstellung deutlich mehr relevante Informationen schnell und klar erkennen. Analysen, Erklärungen und Empfehlungen im Textteil eines Reports oder bei Präsentationen sind so leicht beleg- und nachvollziehbar.

Das vorliegende Beispiel, das einem realen Fall entnommen wurde, verdeutlicht auch die praktische Relevanz der neuen Darstellung: Im alten Schaubild liegen die Umsätze kumuliert noch bis September über Plan. Die Tragweite der verfehlten Umsatzziele in den Monaten Februar und Juni wird so unter Umständen nicht rechtzeitig erkannt, es wird versäumt entsprechende Maßnahmen einzuleiten. Die neue Darstellung macht hingegen frühzeitig und differenziert auf die Probleme aufmerksam. Negativen Entwicklungen kann so schneller entgegen gesteuert werden.

Die für beide Abbildungen verwendeten Daten sind übrigens vollkommen identisch. Wenn Sie sich selbst überzeugen möchten, können Sie das gezeigte Beispiel hier herunterladen.

Wenn das chart-me Add-In bereits installiert ist, können damit z.B. Skalierung, Säulenanzahl und viele weitere Parameter angepasst werden. Außerdem lässt sich die Grafik mit chart-me schnell in ein Seitenlayout einbinden. Um das Beispiel anzusehen und eigene Daten einzufügen muss das Add-in aber nicht unbedingt installiert sein.

Mit unserem Excel Add-In chart-me erzeugen Sie diese nützliche Grafik in wenigen Minuten. Wie einfach das geht, erfahren Sie Schritt für Schritt in unserem neuen Tutorial T002 “Dashboard Geschäftsbereiche”. Weitere Tutorials finden Sie zudem unter https://www.hi-chart.com/support.